Algemene voorwaarden ProCertify B.V.
Artikel 1 Definities
In deze algemene voorwaarden wordt verstaan onder:
ProCertify: ProCertify B.V., gevestigd te Apeldoorn.
Opdrachtgever: iedere natuurlijke persoon of rechtspersoon die een overeenkomst aangaat met ProCertify.
Overeenkomst: iedere overeenkomst tussen ProCertify en opdrachtgever met betrekking tot certificeringsactiviteiten, audits, beoordelingen en overige diensten.
Certificeringsactiviteiten: alle werkzaamheden die ProCertify uitvoert in het kader van certificering, surveillance-audits, hercertificeringen, documentbeoordelingen, witness-audits en overige beoordelingsactiviteiten.
Certificaat: het door ProCertify afgegeven certificaat waaruit blijkt dat de opdrachtgever voldoet aan de eisen van een specifieke norm of certificatieschema.
Artikel 2 Toepasselijkheid
Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, overeenkomsten, opdrachten en certificeringsactiviteiten van ProCertify.
Afwijkingen van deze voorwaarden zijn uitsluitend geldig indien deze schriftelijk zijn overeengekomen. Eventuele algemene voorwaarden van opdrachtgever worden uitdrukkelijk van de hand gewezen.
Artikel 3 Certificeringsactiviteiten
ProCertify voert haar werkzaamheden uit conform de geldende certificatieschema’s, accreditatie-eisen, normdocumenten en relevante wet- en regelgeving.
Een certificaat wordt uitsluitend verstrekt wanneer op basis van objectieve beoordeling is vastgesteld dat aan de betreffende norm wordt voldaan.
ProCertify kan nooit vooraf garanderen dat een certificaat zal worden afgegeven, verlengd of behouden.
Certificeringsbesluiten worden onafhankelijk genomen en zijn uitsluitend gebaseerd op de uitkomsten van de uitgevoerde beoordelingen.
Artikel 4 Offertes en overeenkomsten
Alle offertes van ProCertify zijn vrijblijvend, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld.
Een overeenkomst komt tot stand nadat de opdrachtgever de offerte schriftelijk of digitaal heeft geaccepteerd.
Offertes zijn gebaseerd op de informatie die door opdrachtgever is verstrekt. Indien deze informatie onjuist of onvolledig blijkt te zijn, heeft ProCertify het recht de offerte en planning hierop aan te passen.
Artikel 5 Meerwerk
Indien tijdens de uitvoering van de werkzaamheden blijkt dat aanvullende werkzaamheden noodzakelijk zijn, wordt dit vooraf met opdrachtgever besproken.
Meerwerk wordt uitsluitend uitgevoerd na akkoord van opdrachtgever. De aanvullende werkzaamheden worden gefactureerd tegen de overeengekomen tarieven.
Artikel 6 Tarieven en facturatie
De tarieven zijn opgenomen in de offerte of overeenkomst.
Facturen dienen binnen 30 dagen na factuurdatum te worden voldaan.
ProCertify behoudt zich het recht voor om tarieven jaarlijks te indexeren.
Indien betaling uitblijft, heeft ProCertify het recht wettelijke handelsrente en eventuele incassokosten in rekening te brengen.
ProCertify kan certificeringsactiviteiten opschorten zolang openstaande facturen niet zijn voldaan. Indien sprake is van certificering kan het niet tijdig betalen van facturen leiden tot schorsing van het certificaat.
Artikel 7 Verplaatsen of annuleren van afspraken
Indien opdrachtgever een geplande audit, beoordeling of andere afspraak verplaatst of annuleert binnen 40 werkdagen voor de geplande datum, heeft ProCertify het recht 50% van de geplande werkzaamheden in rekening te brengen.
Bij annulering of verplaatsing binnen 20 werkdagen voor de geplande datum heeft ProCertify het recht 100% van de geplande werkzaamheden in rekening te brengen.
Officiële Nederlandse feestdagen worden niet als werkdag beschouwd.
Artikel 8 Verplichtingen van opdrachtgever
Opdrachtgever draagt zorg voor tijdige beschikbaarheid van alle informatie, documentatie, systemen, locaties en medewerkers die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de werkzaamheden.
Opdrachtgever stelt ProCertify, haar auditoren, beoordelaars en certificatiebeslissers in staat de werkzaamheden naar behoren uit te voeren.
Opdrachtgever informeert ProCertify onverwijld over wijzigingen die van invloed kunnen zijn op het gecertificeerde managementsysteem, waaronder:
- Wijzigingen in eigendom of organisatiestructuur;
- Wijzigingen in management of directie;
- Wijzigingen in processen of dienstverlening;
- Wijzigingen in vestigingen;
- Wijzigingen in het toepassingsgebied van het certificaat;
- Ernstige beveiligingsincidenten, datalekken of overtredingen van wet- en regelgeving.
Opdrachtgever is verantwoordelijk voor het onderhouden van het managementsysteem conform de eisen van de betreffende norm.
Artikel 9 Onafhankelijkheid en onpartijdigheid
ProCertify voert alle certificeringsactiviteiten onafhankelijk en onpartijdig uit.
Commerciële belangen, persoonlijke relaties of andere belangenconflicten mogen geen invloed hebben op certificeringsbesluiten.
Opdrachtgever accepteert dat certificeringsbesluiten uitsluitend worden genomen op basis van objectieve bevindingen.
Het is niet toegestaan druk uit te oefenen op auditoren, beoordelaars of certificatiebeslissers met als doel de uitkomst van een certificeringstraject te beïnvloeden.
Artikel 10 Toegang voor accreditatie-instellingen
Opdrachtgever verleent toegang aan ProCertify, de Raad voor Accreditatie (RvA) en eventuele toezichthoudende instanties indien dit noodzakelijk is voor accreditatiebeoordelingen, witness-audits of toezichtactiviteiten. De aanwezigheid van vertegenwoordigers van accreditatie- of toezichthoudende instanties heeft geen invloed op de onafhankelijkheid van de beoordeling.
Artikel 11 Certificaten en gebruik van logo’s
Certificaten blijven eigendom van ProCertify.
Na een positief certificeringsbesluit ontvangt opdrachtgever een certificaat en de bijbehorende richtlijnen voor het gebruik van certificatiemerken en logo’s.
Opdrachtgever mag certificaten, certificeringsclaims en logo’s uitsluitend gebruiken binnen de reikwijdte van de verleende certificering.
Misleidend gebruik van certificaten, accreditatiemerken of certificeringslogo’s is niet toegestaan.
Na schorsing, intrekking of beëindiging van een certificaat dient opdrachtgever alle verwijzingen naar de certificering onmiddellijk te verwijderen.
Artikel 12 Schorsing en intrekking
ProCertify heeft het recht een certificaat te schorsen of in te trekken wanneer:
- niet langer wordt voldaan aan de certificeringseisen;
- noodzakelijke audits niet kunnen worden uitgevoerd;
- onvoldoende medewerking wordt verleend;
- certificaten of logo’s onjuist worden gebruikt;
- facturen niet tijdig worden betaald;
- sprake is van ernstige overtredingen van wet- en regelgeving.
De voorwaarden voor herstel of opheffing van een schorsing worden schriftelijk aan opdrachtgever meegedeeld.
Artikel 13 Klachten en beroep
Opdrachtgever kan een klacht indienen over de dienstverlening van ProCertify.
Daarnaast kan opdrachtgever beroep aantekenen tegen een certificeringsbesluit.
Klachten en beroepen worden behandeld conform de geldende klachten- en beroepsprocedure van ProCertify. Klachten en beroepen worden onafhankelijk behandeld door personen die niet betrokken zijn geweest bij de oorspronkelijke beoordeling of besluitvorming.
Artikel 14 Vertrouwelijkheid
ProCertify behandelt alle informatie die tijdens certificeringsactiviteiten wordt verkregen vertrouwelijk.
Informatie wordt uitsluitend gedeeld wanneer:
- dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst;
- dit voortvloeit uit accreditatie-eisen;
- dit wettelijk verplicht is;
- opdrachtgever hiervoor toestemming heeft gegeven.
Deze geheimhoudingsverplichting blijft ook na beëindiging van de overeenkomst van kracht.
Artikel 15 Aansprakelijkheid
De aansprakelijkheid van ProCertify is beperkt tot directe schade die het gevolg is van een aantoonbare tekortkoming in de uitvoering van de overeenkomst.
De aansprakelijkheid is beperkt tot maximaal het bedrag dat voor de betreffende opdracht in rekening is gebracht, met een maximum van €125.000.
ProCertify is niet aansprakelijk voor indirecte schade, gevolgschade, gederfde omzet, gemiste besparingen, reputatieschade of bedrijfsschade.
Artikel 16 Overmacht
ProCertify is niet aansprakelijk voor vertragingen of tekortkomingen die het gevolg zijn van omstandigheden buiten haar invloedssfeer.
Onder overmacht wordt onder andere verstaan:
- natuurrampen;
- pandemieën;
- overheidsmaatregelen;
- storingen in infrastructuur;
- stakingen;
- oorlog of dreiging daarvan;
- uitval van communicatiemiddelen.
Gedurende de periode van overmacht worden verplichtingen opgeschort.
Artikel 17 Duur en beëindiging
De overeenkomst treedt in werking na acceptatie van de offerte en blijft van kracht gedurende de overeengekomen certificeringscyclus, tenzij anders overeengekomen.
Opdrachtgever kan de overeenkomst schriftelijk beëindigen met inachtneming van een opzegtermijn van 30 dagen.
Bij beëindiging worden reeds uitgevoerde werkzaamheden gefactureerd.
ProCertify werkt mee aan overdracht van certificering naar een andere certificerende instelling, mits aan alle verplichtingen is voldaan.
Artikel 18 Toepasselijk recht en geschillen
Op alle overeenkomsten tussen ProCertify en opdrachtgever is Nederlands recht van toepassing.
Geschillen worden uitsluitend voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement Gelderland.
Contactgegevens
ProCertify B.V.
Hoofdstraat 175
7311 AV Apeldoorn
E-mail: info@procertify.nl
Telefoon: 088 – 202 87 87
Versie: juni 2026